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貸切バスは、グループや団体での移動に便利な乗り物ですが、街中で気軽に拾えるタクシーと違って、どのように予約手配したらいいのかわからないですよね。初めて幹事を任されたという方は特に、何から手をつけたらいいのかまったく想像がつかず、多くの疑問や不安が浮かんでくるかもしれません。
そこでこの記事では、貸切バス専門の手配サービス「バス旅ねっと」が見積り依頼・予約から当日の運行までの流をわかりやすく解説いたします。幹事さんのお悩みを解決に導いてまいりますので、ぜひ最後までお読みください。
Contents
そもそも貸切バスの特徴って？
この記事を読んでいる方は、貸切バスというものがどんなものかある程度ご存知の方も多いと思いますが、改めて貸切バスを他の交通手段と比較し、貸切バスの特徴を確認しておきましょう。
他の交通手段との比較
まず電車やバスなどの公共交通機関は、運行ルートが決まっており不特定多数の人と一緒に移動するので、自由度の面では制限が多いですね。乗り換えが多いと徒歩移動も多く疲れますが、運転をしなくてもいい点はラクです。
レンタカーの場合は自分たちだけで移動できるのでルートや車内は自由ですが、運転担当が肉体的にも精神的にも疲れてしまうでしょう。
タクシーは予約不要でその場で行き先を指定できるのでラクですが、その場で行き先を説明するのが大変だったり、団体の場合は複数台に分かれて乗らないといけないのが不便ですね。
貸切バスは、公共交通機関のように運転を任せながら、自分たちだけの貸し切りなので、ルートも車内での過ごし方も自由です。ただし、大きなバスだと通行できないルートがあるため事前の行程表作成と、バス車両とドライバーのスケジュールを確保するための事前予約が必須です。
| 貸切バス | タクシー | レンタカー | 公共交通金 | |
|---|---|---|---|---|
| ルートの自由度 | ◯ | ◎ | ◎ | ✕ |
| 車内の自由度 | ◎ | ◯ | ◎ | ✕ |
| 人数の自由度 | ◎ | △ | △ | ◯ |
| 予約の自由度 | △ | ◎ | ◯ | ◯ |
| 疲労度 | ◎ | ◯ | ✕ | △ |
貸切バスの料金の仕組み
貸切バスの料金は、公共交通機関のような1人いくらの運賃設定ではなく、利用する行程の時間と距離で、貸切バスチャーター料金を算出します。そのため、バスがどのようなスケジュールとルートで走るのかが決まっていないと料金計算をすることができません。イメージとしては、レンタカーの時間貸し＋ガソリン代の料金設定と、タクシーのようなメーターによる距離計算の仕組みが合わさったようなものなのですね。この貸切バス料金には、バス車両・ドライバー・ガソリン代・保険が含まれていますが、高速料金・駐車料金・乗務員宿泊料金などの実費は含まれていません。
また貸切バス料金は全国で同じ料金設定なのではなく、地方運輸局ごとにエリアに合わせた基準料金が定められています。また需要と供給のバランスによっても料金は日々変動しており、コロナ禍での供給過多から一変し、行動制限のない現在は一気に需要過多になっています。このような物価高・人員不足などの影響から、2023年9月には地方運輸局の基準料金見直しもあり、全体的に貸切バス料金は高い傾向にあります。数年前に貸切バスを利用したことがあるという方は、その頃より料金が上がっていますのでご注意ください。
貸切バス利用までの流れ
貸切バスは車両とドライバーをチャーターするサービスであるため、必ず事前予約が必要です。また法律では、安全のために貸切バスドライバーが1日に運行して良い時間・距離、1週間に運行して良い時間・距離が定められているため、バス会社はその中に収まるようにスケジュールを組まなければいけません。貸切バス見積りの段階で行程を決めておきましょう。下記の流れに沿って順に解説していきます。
- 行程を考える
- 見積もりを取り、予約を行う
- バス料金を支払う
- バス会社と打ち合わせる
- 貸切バスの利用日を迎える
貸切バス利用の行程を考える
貸切バスはタクシーのように当日好きな場所を自由に走らせることはできません。安全のために、事前に大きな車両が通行・駐停車できるかを確認した運行指示書に基づいたバス運行が法律で義務付けられているためです。運行指示書は運行管理者の資格を持ったものが作成しますが、その元になるのが「行程表」です。
行程表は貸切バスを利用するお客様側が作成しなければいけませんが、バス旅ねっとのような貸切バス手配代行会社を通す場合は、バス旅ねっとの行程担当が必要な情報をお客様にヒアリングし、行程表作成やバス会社とのやりとりをさせていただくことが可能です。この行程表作成にはどのような情報が必要であるか具体的に見ていきましょう。
利用距離（出発地・経由地・目的地）を決める
まず指定が必要なのが、どこからどこまで移動するか距離がわかるための情報です。バスに乗り込む出発地の建物・場所と、バスから降りる目的地の建物・住所を指定してください。経由地はない場合もあるかと思いますが、見積り段階では大まかでも構いませんので可能性があるものは洗い出しておきましょう。
ご予約とお支払いが完了後、1ヶ月以内に行程内容を確認するフォーマットをお送りしますので、正確な行程を入れてご返信ください。行程内容の変更は貸切バス利用日の6日前まで可能です。厳密なバス乗降場所については、バス会社と打ち合わせをして詳しく決定します。
利用時間（出発時間・到着時間・滞在時間）を決める
次に指定が必要なのが、何時から何時まで利用するかの時間がわかるための情報です。集合場所の出発時間、目的地への到着時間、経由地への滞在時間を決めます。貸切バスへの乗降時間は荷物の積み降ろし量などによって変わってきますし、長距離走行の場合は途中に休憩が必須です。渋滞なども考慮し、全体的に余裕を持ったスケジュールを考えておきましょう。
なお貸切バスは24時間どの時間帯に利用することも可能ですが、22:00～5:00は深夜早朝割増があります。また拘束時間や走行距離によっては運転手1名のワンマン運行ができず、交替運転手ありのツーマン運行となり、費用が割高になりますのでご注意ください。
貸切バスの見積りを取る
おおよその行程が決まったら、貸切バスの見積りを取りましょう。見積りは、直接バス会社に依頼するか、バス旅ねっとのような貸切バス専門の旅行会社に依頼するかのどちらかになります。それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。
バス会社に直接依頼する
もし会社や団体でお付き合いのある地元のバス会社さんがいればそちらにお願いするのが手っ取り早いですが、初めて貸切バスを利用する場合などは、バス会社を探すところ始めなくてはいけません。バス会社の事業形態にも色々な種類がありますので、「路線バス」や「高速バス」ではなく、「貸切バス」の事業者登録をしているバス会社を探しましょう。バス会社というと、ジェイアールバス・京王バス・はとバスなど、路線バスでの知名度が高い会社がまず思い浮かぶと思いますが、知名度が高い分車両に空きが無い可能性も高いため、空きが見つかるまで何軒も問い合わせしないといけなくなるかもしれません。
そして運良くバスの空きが見つかっても、その会社が良し悪しがわからないので、複数社の相見積りをとって一番安いバス会社を選ぶということになりがちです。これまで貸切バスに関する法律が厳しくなったり、料金基準が設定されるようになった背景には、過剰な価格競争により安全を度外視したバス会社が横行したことがあります。安全を第一に考えるべき乗り物を、価格だけで選ぶのはおすすめしません。
さらにバス会社と直接契約する場合には、貸切バスを利用に関する打ち合わせや行程の変更などの連絡を全て自身で行わなければならないので、貸切バス手配に慣れていない方はかなりの時間と手間を要してしまうかもしれません。
貸切バス専門の旅行会社に依頼する
お付き合いのあるバス会社さんがない場合におすすめなのは、貸切バス専門の旅行会社に依頼する方法です。お客様のご要望に合ったバスを、全国の提携バス会社の中から探して手配するサービスを提供しているので、自分でバス会社を探す手間も、直接バス会社と打ち合わせをする手間もありません。また一度貸切バスを利用し、似た内容で別の場所でもバスを使いたいという場合にも、やりとりがスムーズです。
また貸切バス利用時には、駐車場や乗務員用のホテルが必要な場合があり、お客様側で手配しなければなりません。貸切バス専門の旅行会社を通していれば、手配を代行してくれる場合があるので便利でしょう。バス旅ねっとも代行手配可能です。
なお似たようなサービスで、貸切バスの一括見積りサービスというものもあります。ネット見積りができる点は同じですが、バス会社が見つかったあとは直接バス会社とやりとりしなければいけないのでご注意ください。バス会社を探す手間だけを省きたい場合は貸切バス一括見積りサービス、貸切バス利用当日までのサポート受けたい場合は貸切バス専門の旅行会社というように、用途に合わせて使い分けましょう。
貸切バスの予約をする
見積りの段階では、あくまで希望内容で貸切バスを利用したら料金がいくらを確認しただけに過ぎません。実際にバス車両を確保できるのは、予約手続きを行なったあとになりますので、見積り内容で問題がなければできるだけ早く予約手続きまで進めておきましょう。
貸切バス利用の日程が近い場合は、見積もり時に空車確認を合わせて行う場合もありますが、昨今の需要過多の状況では、空きがあってもどんどん予約が埋まって行ってしまうため、空車確認から予約までにラグがあるとバスがなくなる可能性が高くなっています。そのため、まずは予約をして車両を押さえることをおすすめしています。
キャンセル規定をチェックしておく
急いで予約をしても、のちのちスケジュールが変更になることもあるでしょう。予約確定時にはキャンセル規定への同意を求められますので、しっかり内容を確認しておきましょう。利用するサービスによって内容は異なりますが、バス旅ねっとの場合は下記のキャンセル規定を設けています。
| 取消日 | キャンセル料金 |
|---|---|
| 利用開始日の21日前まで | 無 料 |
| 利用開始日の20日前～8日前まで | 20% |
| 利用開始日の7日前～2日前まで | 30% |
| 利用開始日の前日 | 40% |
| 利用開始日の当日または利用開始後 ・無連絡不参加 | 100% |
予約後の変更はできる？
キャンセル以外にも予約内容に変更が起きる可能性はあるかもしれません。変更しても問題ないもの、難しいものがありますので、こちらも確認しておきましょう。
乗車人数や荷物量が変わる場合
貸切バスは1台丸ごと車両をチャーターしますので、車両の定員数内・トランクルーム容量の範囲内であれば、人数の増減は問題ありません。注意が必要になるのは定員数を超えてしまった時です。その場合は車両を1つ大きいサイズに変更するか、2台手配に変更するかしなければいけないので、次の項目をご確認ください。
貸切バス車種は、乗車の可能性のある最大の人数に合わせて選ぶことをおすすめいたします。またバス車両はメーカーやバス会社によって座席数が異なりますので、最大人数は必ずお伝えください。
貸切バスの車種が変わる場合
例えば予定よりも参加人数が大幅に減ったので車種をワンサイズ小さくしたい場合ですが、こちらはキャンセル期日の前後で異なります。
キャンセル無料期間であれば車種変更も無料ですが、無料期間を超えてしまうと元の車種契約に対してキャンセル料金が発生します。貸切バスを利用することは変わらないのになぜキャンセル料がかかるのかと疑問に思う方もおられるのですが、車両変更か完全キャンセルかに関わらず、確保していた車両に対してキャンセル料が発生するのです。車種変更により空きが見つからない可能性もありますので、キャンセル料金がかかる期間での車種変更はおすすめしません。
行程が変わる場合
運行指示書作成やドライバーの乗車時間管理の都合上、行程変更の受付期日は貸切バスご利用日の6日前までとなっています。拘束時間や総走行距離が変更になる場合は、再見積りによる追加料金を期日までに支払うことが必要です。なお行程が大幅に変更となる場合や都道府県が変わる場合は、バス会社から変更しなければならならず、キャンセル規定に基づくキャンセル料が発生する場合がありますのでご注意ください。
利用当日の天候や試合の勝敗によって行程を変えたい場合は、事前に複数パターンの行程表を用意しておき、当日にどの運行にするかを決めることは可能です。この場合は、一番拘束時間や距離の大きい行程表で貸切バス料金を支払う形で、早く帰る行程になったとしても払い戻しはありません。その時間は車両を確保しており、他の用途に使えないためです。
貸切バスの料金を支払う
貸切バス利用時に発生する料金は、バス料金とその他諸経費の2種類です。それぞれ支払うタイミングや支払い方法が異なりますので、確認しておきましょう。
バス料金は事前払い
バス会社との直接契約の場合も、旅行会社を通す場合も、バス料金は基本的に前払いとなりますので、支払期日を確認しておきましょう。
バス旅ねっとの場合は、貸切バス利用日の21日前までがお支払い期日となり、支払い方法は銀行振込・クレジットカード決済・コンビニ決済・ネット／モバイルバンキングに対応しています。法人利用の場合は、後日精算も可能ですが、規定がありますので担当者までご確認ください。
その他費用は当日払い
バス料金に含まれていない、有料道路料金・駐車料金・乗務員宿泊料金などの諸経費は、原則当日精算になります。これらの料金も全額まとめて支払いたい場合は、その旨をバス会社や旅行会社に相談しておきましょう。バス旅ねっとでは、必要な料金をお調べして貸切バス料金と合算したお見積りの発行が可能ですので、事前払いにてお支払いをお願いいたします。
なお有料道路料金・高速料金については、一般車両用にお手持ちのETCカードを貸切バスでも利用することも可能ですが、利用するバス会社によって対応が異なる場合がありますので、事前にバス会社や旅行会社にご確認ください。
バス会社と行程を打ち合わせる
貸切バス利用日の1ヶ月前を目処に、行程内容を確定させましょう。バス会社と直接契約の場合は、お客様側で行程表作成や配車場所の地図作成を行い、バス会社に送ります。FAXしか受け付けていないところが多いので、FAXと電話でのやりとりが必要です。
バス旅ねっとの場合は、行程内容を確認するフォーマットをメールでお送りしますので、そちらにご返信ください。それを元に、行程表や地図の作成からバス会社との詳細のやりとりまですべてバス旅ねっとが行います。
駐車場やホテルの予約をチェック
目的地や経由地では、利用するバス車種が駐車可能な駐車場の手配、宿泊の場合は乗務員の宿泊施設手配が必要となります。乗務員宿泊施設の条件は下記となります。
- プライバシーを確保できる個室であること
カプセルホテルや仮眠室は不可 - 朝食と夕食が取れること
1泊2食付きの予約or食事代の手渡し - 貸切バス駐車場があること
宿泊施設から離れている場合はタクシー代と拘束時間延長料金が必要になる場合あり - 到着から次の出発まで滞在できること
ホテル到着からチェックインまで時間が空く場合は、その間にもバス料金が発生
バス会社との直接契約の場合は、これらの手配をお客様ご自身で行なう必要がありますが、旅行会社を通す場合は代行手配をして貰える場合があります。バス旅ねっとでも代行手配は可能ですので、お困りの場合はご相談ください。
前日連絡
貸切バスドライバーが確定するのは、ドライバーの乗車時間管理などの都合により、利用日の1～2日前となるケースがほとんどです。利用日前日にバス会社や旅行会社から連絡がありますので、そこでドライバー名（バス会社名）・緊急連絡先を確認しましょう。
貸切バス利用当日を迎える
全ての準備が終わればいよいよ当日です。当日は出発時間に遅れないよう時間に余裕を持って行動し、遅れそうな場合は必ずバス会社へ連絡をしましょう。
貸切バス料金は、当日の行程表通りの運行で渋滞が発生した場合などは基本的に追加料金が発生しませんが、出発時や休憩時などに全員が揃わなかったなど、お客様都合による遅延が起きた場合には、延長料金が発生しますのでご了承ください。
まとめ
貸切バスを利用するまでの流れは以上ですが、いかがだったでしょうか。貸切バスを安全にトラブルなく利用するためには、事前の準備が大切であることがおわかりいただけたと思います。
貸切バスを予約する方法は、「バス会社」か「貸切バス専門の旅行会社」のどちらですが、利用する皆さんの状況に合わせて選ぶようにしましょう。貸切バスの利用コストをトコトン抑えたい場合は「バス会社」に直接依頼して準備は自分たちで行なう、最適な貸切バスのチョイスから準備のサポートまでお願いしたい場合は「貸切バス専門の旅行会社」への依頼といった形です。
バス旅ねっとは「貸切バス専門の旅行会社」の中でも業界最大級の実績数を誇ります。全国津々浦々のバス会社と提携しておりますので、ご自身でバス会社を探すのが困難な場所でもお気軽にお見積りをご依頼くださいませ。お客様の貸切バスを利用したイベントの成功のため尽力させていただきます。
