貸切バスはどうやって予約するの?手配の手順を分かりやすく解説

貸切バスの予約方法をわかりやすく解説

貸切バスを利用したいけど、初めてで何から始めれば良いか分からないという方も多いでしょう。今回は貸切バス専門の「バス旅ねっと」が、予約から当日の運行まで、貸切バスを利用するまでの流れをわかりやすく解説いたします。初めての方でも分かるように簡単に説明していますので、早速見ていきましょう。

貸切バスを利用するまでの流れを簡単に解説

貸切バスを利用するまでの流れ

まず、初めに貸切バスを利用するまでの流れを簡単に説明します。
貸切バスを利用するまでの流れは下の通りです。

  • 行程を考える
  • 見積もりを取り、予約を行う
  • バス料金を支払う
  • バス会社と打ち合わせる
  • 貸切バスの利用日を迎える

各ステップについては次の章から順番に解説していきます。

貸切バス利用までの流れ

貸切バス利用の行程を考える

貸切バスの利用には行程が必要

貸切バスを利用するには第一に行程が必要です。
それでは行程に必要な情報について説明していきます。

出発地、経由地、目的地を決める

貸切バスは事前に組んだ行程通りに運行するため、タクシーのように自由に走らせることはできません。よって、出発地、経由地、目的地を決める必要があります。

初期段階の行程は大体でも良いのですが、正確な行程は利用日の1ヶ月前には決定しておきましょう。貸切バスは利用日が近くなるほどバスの空車が無くなる傾向にあるため、空車がある時期に予約ができるように早めから準備を進めておきましょう。

出発時間、到着時間、滞在時間を決める

次は、各地点での出発時間、到着時間、滞在時間を決めます。
各時間を決める時は、余裕のある時間設定にしておきましょう。

貸切バスは乗降にかかる時間だけでなく、荷物がある時は積み降ろしの時間も必要です。
また、一般車輌と同じ道路を走行するため、交通量が多いほど走行時間に影響が出ます。
このような時間を踏まえて時間設定には余裕を持ち、行程を組むようにしましょう。

貸切バスの見積もりを取る

行程が決まれば貸切バスの見積もりを取りましょう。
貸切バスの見積もりを取る方法には、「バス会社」「貸切バス専門の旅行会社」のどちらかへ問い合わせる2つの方法があります。それぞれの方法について詳しく解説していきます。

バス会社に直接依頼する

貸切バスの見積りをバス会社から取る

まずは、バス会社について解説していきます。
バス会社を探す方法はネットで検索するのが最も効率が良いでしょう。

しかし、バス会社と言っても「路線バス」や「高速バス」などさまざまな事業形態があります。
貸切バスの見積もりを取得するには、貸切バス事業を行っているバス会社に見積もりを依頼する必要があります。

全国の数あるバス会社の中からどこのバス会社にするかという比較検討も自身でする必要があります。特に初めて貸切バスを利用する場合は、どこのバス会社が良いかという判断は難しいことです。また、バス会社に直接問い合わせて貸切バスを利用する場合は、打ち合わせや行程の変更などの連絡を全て自身で行わなければなりません。

バス会社探しから行程を考えるところまでの準備をしなくてはならないため、貸切バスの手配に不慣れな方だと利用するまでに時間や手間がかかることがあります。

貸切バス専門の旅行会社に依頼する

貸切バスの見積りをバス専門の旅行会社から取る

貸切バス専門の旅行会社は皆さんの代わりにバス会社を探し、バスの手配をしてくれます。
全国各地どこの都道府県でも貸切バスを手配できるため、土地勘の無い地域やバス会社の少ない地域でも安心して任せられます。

貸切バスの利用時に、駐車場や運転手のホテルが必要な場合があります。
バス会社に直接依頼する場合は駐車場やホテルなどの手配は自身で行う必要がありますが、貸切バス専門の旅行会社なら代行で手配してくれる場合もあります。

貸切バス専門の旅行会社はバスの手配だけではなく当日まで多くのサポートを受けられます。さまざまなサポートをしてもらえる分、バス会社へ直接依頼するより料金が少し割高になりますが、初めて貸切バスを利用する方には心強いサービスでしょう。

希望に沿った見積もり内容で予約をする

見積もりを取った後は、内容に問題が無ければすぐに予約まで進めておきましょう。
皆さんと同じ利用日にほかの団体から予約が入る可能性も大いにあるからです。
バスの空車が無くなれば、取った見積もりの有効性も無くなってしまいます。
バスの空車があるうちに予約を済ませて、車輌の確保をしておくことをオススメします。

貸切バスの料金は支払う

貸切バス料金の支払いタイミング

貸切バスの予約が完了した後は、バス料金の支払いを行います。
貸切バスの料金を支払うタイミングについて解説をしていきます。

バス料金は事前払い

基本的にバス料金は利用前に支払うことが多いです。
利用するバス会社によって支払い期日は異なるので、必ず事前に確認をしておきましょう。

法人の場合だと事後支払いでないと利用が難しいことがあるでしょう。
バス会社によっては支払い方法の対応は異なるので、事後支払いが必須であればバス会社を探す時点で注意が必要です。

その他費用は当日払い

原則、バス料金には、有料道路料金、駐車料金、乗務員宿泊料金などは含まれておらず、当日の支払いになります。これらの料金も全てまとめて支払いたい場合は、その旨をバス会社へ事前に伝えておくと良いでしょう。

ちなみに、貸切バスでも一般車輌と同じETCカードを利用できます。
有料道路料金をETCカードで支払えば現金のやり取りを無くせて、さらに割引が効くこともあるのでとても便利です。ただし、ETCカードを利用したい場合もバス会社へ確認が必要です。

バス会社と行程を入念に打ち合わせる

バス会社との行程打ち合わせ

バス料金の支払いが終われば、当日に向けての準備や調整を行っていきます。
スムーズに貸切バスを運行させるには準備がとても大切です。当日にトラブルが起きないようバス会社との打ち合わせは入念に行うようにしましょう。
細かい行程の調整はもちろんですが、特に気を付けたい2つのポイントついて解説します。

利用施設の予約をチェック

運転手のホテルや駐車場など、利用する施設の予約確認を忘れないようにしましょう。
もし当日、ホテルや駐車場が予約できていないと皆さんの行程に支障が出るだけでなく、バス会社にも迷惑がかかりトラブルになりかねません。

運転手のホテルは1泊2食(夕食/朝食)の食事とバスが停められる駐車場が付いていることが条件となります。当日に運転手が迷わずにホテルへ向かえるようにホテル名だけでなく、住所も併せてバス会社へ事前に伝えるようにしておきましょう。

基本的に貸切バスの駐車場は事前予約制であることが多く、利用日直前に問い合わせても満車のため予約できないことがあります。貸切バスの手配と駐車場の準備は同時に進めていくことをオススメします。

バス車種の変更について

バス車種の変更を希望する場合は早めにバス会社へ連絡しましょう。
利用日間近の車種変更は、空車が無いことが多いため非常に難しくなります。

乗車人数が減ることについては問題ありませんが、乗車人数が増えてしまうと1台に乗り切れないという可能性も出てきます。利用予定のバス会社に増員した人数が乗車できる車輌が満車の場合、別のバス会社を1から探さなければなりません。
利用日直前だと空車の無いバス会社が多く、バス会社を探すことが困難になります。

また、最悪の場合キャンセル料や車種の変更料がかかることもあるので注意が必要です。
当日、乗車人数が増えそうな場合は、あらかじめ定員数の多いバス車種を準備しておくと良いでしょう。

当日を迎える

全ての準備が終わればいよいよ当日です。
当日は出発時間に遅れないよう時間に余裕を持って行動し、遅れそうな場合は必ずバス会社へ連絡をしましょう。
貸切バスは準備が全てと言っても過言ではありません。準備をしっかりしていれば当日費用の支払い以外の負担はほとんど無く、存分にバス旅行を楽しむことができます。

まとめ

今回は貸切バスを利用するまでの流れを解説してきましたが、いかがだったでしょうか。
貸切バスの利用までの流れを最後にまとめておきましょう。

  1. 行程を作成する
  2. 「バス会社」もしくは「貸切バス専門の旅行会社」で見積もりを取り、予約する
  3. バス料金を事前に支払う
  4. バス会社と打ち合わせを行う
  5. 出発

貸切バスの利用にはさまざまな準備が必要な場合があります。
「バス会社」か「貸切バス専門の旅行会社」のどちらを利用するかは皆さんの状況に合わせて選ぶようにしましょう。

貸切バスの利用コストをトコトン抑えたい場合は「バス会社」に直接依頼、自分に最適な貸切バスをチョイスしてもらえて当日の運行も手間なくスムーズに行いたい場合は「貸切バス専門の旅行会社」への依頼をおすすめいたします。

バス旅ねっとは業界最大級の実績数を誇る「貸切バス専門の旅行会社」です。全国津々浦々のバス会社と提携しておりますので、ご自身でバス会社を探すのが困難な場所でもお気軽にお見積りをご依頼くださいませ。お客様の貸切バスを利用したイベントの成功のため尽力させていただきます。

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