必見!貸切バス利用の幹事さんマニュアル

初めてのバス旅行計画の立て方

初めて貸切バス旅行の計画を任されて困っている幹事さん
初めて幹事を任されるたものの・・・
何をどうすればいいかわからないよ!!!

そんな幹事さんのためにやることリストを
ステップごとにまとめました!

この貸切バス幹事マニュアルを読めば、
参加者からの尊敬の眼差しはもちろん、
旅行後に満足の感想を得られること間違いなしです!!

  • 6ヶ月前~

    役割分担からプラン計画

    役割分担を決めよう

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行の役割分担

    幹事さんの仕事には企画・準備・管理・会計と様々です。
    なかなか1人で全て行うのは大変です。そこで、協力してくれる仲間に 副幹事や会計などお願いしましょう。
    役割が決まったら、誰が何をいつまで行うかを決めましょう。 進捗情報を共有することも大事です。

    計画を立たてみよう

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行計画のやり方

    前回の幹事さん又は幹事経験者に聞いて旅行の傾向をつかみましょう。 そして、今回の旅行のイメージを作るために、参加予定者の大まかな希望を聞きだしましょう。

    聞き方については、人数にもよりますが、直接メールやアンケート用紙を使用すると良いでしょう。
    そこから昨年の情報や、自らのアイデアを足しこんで、旅行の目的も考慮しながら今回の旅行のイメージを形づくりましょう。

    また、なるべく早く宿や交通会社に相談しましょう!(当社では相談料はもちろん無料です。) なぜなら、混雑する日や人気のある施設や旅館はすぐに埋まってしまいますので。

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行ヒアリングのポイント

  • 6ヶ月前~

    貸切バスや施設の見積り予約

    この頃までに旅行プランの詳細を決めましょう。決まれば後は宿と貸切バス、観光施設の手配です。

    宿を予約しよう

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行の宿泊施設予約

    人数が多い場合や土日、祝日などは宿泊先の確保が大変です。

    ホテルは、料金で選ばずに必ず内容で選ぶことが大切です。
    営業マンのリアルな意見、評価を聞き出して、写真などには惑わされないようにしましょう。 また、同じホテルでも、部屋や建物に違いがあるので注意。

    温泉旅館は、露天風呂の有無、展望や大きさなども要チェック。温泉旅行ではやはり、お風呂の善し悪しが旅行の印象になりやすいです。
    料理も大事です。お得なプランが出ている場合があるので確認しましょう。

    貸切バスを予約しよう

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バスの予約

    貸切バスは、大型バス(35~60人乗り)・中型バス(27~28人乗り)・小型バス(21~25人乗り)・マイクロバス(18~28人乗り)・ミニバス(9~13人乗り)に区分けされています。 通行料が車種によって変わったり、小さいバスだと小回りがきくなどのメリットもあります

    後部座席がサロンタイプになるバスでの旅行は、サロン席の方はサロン席皆さんのお顔が見えるので飲食をしてとても盛り上がれます。

    ガイドさんの有無については、予算が少し高くてもつけた方が幹事さんの心強い右腕になってくれるのでオススメです。 参加者への心配りと、旅行の管理をしっかり行ってくれます。

    貸切バスの空車状況は早めに確認しましょう。せっかくプランを入念に計画したのに、バスが空いていないでは全てがムダになってしまいます。 早い方では6ヶ月以上前から貸切バスを予約されています。

    観光施設を予約しよう

    貸切バス幹事さんマニュアル旅行の観光施設予約

    ただ行って帰るのではなく、オリジナルのエッセンスを添えましょう。

    人気が出ている体験プラン(陶芸、そば、うどん打ちなど)やフルーツ狩り、観劇など少し旅にアクセントをつけて、みんなの心に残る旅行をプロデュースしましょう。

    ここもシーズンは大変混み合っているので、早め早めの予約を意識しましょう。貸切バス駐車場の確保も忘れずに!

  • 1ヶ月前~2週間前

    最終打ち合わせと支払い

    最終打ち合わせ

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行の最終打ち合わせ

    いよいよ大詰めです。 打ち合わせはこまめに、正確にしよう。打ち合わせの前までに細かい質問・要望等をリストアップしておいてもらおう。

    バスの時間・出発のチェック、席順、積み込みチェック、集合場所・時間の確認。宴会等の段取り、部屋割り、2次会の有無確認を忘れずにしよう。 また、 参加人員は直前まで増減が出やすいのでこまめにチェック。 あとは全体の流れをシュミレーションしておこう。

    自分や、スタッフのために当日の進行表を作成すると便利だ。イベントを行うなら景品などの準備もしよう。

    支払い

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行の支払い

    宿や貸切バスは基本的に事前払いとなるので、期日までに支払い忘れが無いように気をつけよう。

  • 当日

    貸切バス旅行のスタート

    出発の朝はまずは誰よりも早くに集合して、参加人数の点呼を行います。
    メンバーが到着したら、タイムスケジュールの告知やバス車内での注意点などを説明しよう。
    バスの運行予定をドライバーの方と確認・相談しながら旅行を進めていきます。

    貸切バス幹事さんマニュアル貸切バス旅行の当日にやること

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