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貸切バスは、グループや団体での移動に便利な乗り物ですが、街中で気軽に拾えるタクシーと違って、どのように予約手配したらいいのかわからないですよね。初めて幹事を任されたという方は特に、何から手をつけたらいいのかまったく想像がつかず、多くの疑問や不安が浮かんでくるかもしれません。
そこでこの記事では、貸切バス専門の手配サービス「バス旅ねっと」が見積り依頼・予約から当日の運行までの流をわかりやすく解説いたします。幹事さんのお悩みを解決に導いてまいりますので、ぜひ最後までお読みください。
Contents
そもそも貸切バスの特徴って？
この記事を読んでいる方は、貸切バスというものがどんなものかある程度ご存知の方も多いと思いますが、改めて貸切バスを他の交通手段と比較し、貸切バスの特徴を確認しておきましょう。
他の交通手段との比較
運転手付きのバス車両をチャーターできる貸切バスというサービスは、路線バスやツアーバスのように経路やダイヤは決まっていないので、利用用途に合わせて自由な行程を組むことができます。
その反面ドライバーと車両を確保するために事前の行程表作成と予約が必須で、安全な運行のためにドライバー1名で1日に運転できる時間や距離などのルールが法令で定められています。
| 貸切バス | タクシー | レンタカー | 公共交通金 | |
|---|---|---|---|---|
| ルートの自由度 | ◯ | ◎ | ◎ | ✕ |
| 車内の自由度 | ◎ | ◯ | ◎ | ✕ |
| 人数の自由度 | ◎ | △ | △ | ◯ |
| 予約の自由度 | △ | ◎ | ◯ | ◯ |
| 疲労度 | ◎ | ◯ | ✕ | △ |
もっと詳しい貸切バスに関する解説はこちらをご覧ください。
貸切バスの料金の仕組み
貸切バスの料金は、公共交通機関のような1人いくらの運賃設定ではなく、利用する行程の時間と距離で、貸切バスチャーター料金を算出します。そのため、バスがどのようなスケジュールとルートで走るのかが決まっていないと料金計算をすることができません。
【⏲拘束時間×時間制運賃単価】
＋
【🚌走行距離×キロ制運賃単価】
貸切バスの料金計算方法に関する詳しい解説はこちらの記事をご覧ください。
貸切バス利用当日までの流れと注意点
それでは実際に貸切バスを利用する際の流れについて具体的に見ていきましょう。基本的な流れは下記の6ステップです。
貸切バス利用の行程を考える
貸切バスはタクシーのように当日好きな場所を自由に走らせることはできません。安全のために、バス車両が通行・駐停車できるかを事前に確認した運行指示書に基づいたバス運行が法律で義務付けられているためです。
運行指示書は運行管理者の資格保持者が作成しますが、その元になる「行程表」は貸切バスの利用者側が作成しなければいけません。バス旅ねっとのような貸切バス手配代行会社を通す場合は、行程担当が必要な情報をお客様にヒアリングし、行程表作成やバス会社とのやりとりをおまかせいただけます。
この行程表作成にはどのような情報が必要であるか具体的に見ていきましょう。
利用距離（出発地・経由地・目的地）を決める
まず指定が必要なのが、どこからどこまで移動するか距離がわかるための情報です。バスに乗り込む出発地の建物・場所と、バスから降りる目的地の建物・住所を指定してください。経由地はない場合もあるかと思いますが、見積り段階では大まかでも構いませんので可能性があるものは洗い出しておきましょう。
利用時間（出発時間・到着時間・滞在時間）を決める
次に指定が必要なのが、何時から何時まで利用するかの時間がわかるための情報です。集合場所の出発時間、目的地への到着時間、経由地への滞在時間を決めます。貸切バスへの乗降時間は荷物の積み降ろし量などによって変わってきますし、長距離走行の場合は途中に休憩が必須です。渋滞なども考慮し、全体的に余裕を持ったスケジュールを考えておきましょう。
貸切バスの利用に制限はある？
貸切バス料金には22:00～5:00の深夜早朝割増があり、24時間どの時間帯に利用することも可能です。ただし拘束時間や走行距離が長くなると、運転手1名のワンマン運行ができず、交替運転手ありのツーマン運行となり、費用が割高になりますのでご注意ください。
貸切バス料金の見積りを取る
おおよその行程が決まったら、貸切バスの見積りを取りましょう。見積り依頼の手段としては、直接バス会社に依頼する、バス旅ねっとのような貸切バス専門の旅行会社に依頼する、一括見積りサービスを利用するの3パターンになります。それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。
バス会社に直接依頼する
もし会社や団体でお付き合いのある地元のバス会社さんがいればそちらにお願いするのが手っ取り早いですが、初めて貸切バスを利用する場合などは、バス会社を探すところ始めなくてはいけません。バス会社の事業形態にも色々な種類がありますので、「路線バス」や「高速バス」ではなく、「貸切バス」の事業者登録をしているバス会社を探しましょう。
さらにバス会社と直接契約する場合には、貸切バスを利用に関する打ち合わせや行程の変更などの連絡を全て自身で行わなければならないので、貸切バス手配に慣れていない方はかなりの時間と手間を要してしまうかもしれません。
一括見積りサービスを利用する
似たサービスに貸切バスの一括見積りサービスというものもあります。サービスに登録しているバス会社の中から条件が合う会社に、ネット上で一括で見積り依頼をすることができますが、内容のやりとりはバス会社1軒1軒と直接行わなければならないのでご注意ください。
バス会社を探す手間だけを省きたい場合は貸切バス一括見積りサービス、貸切バス利用当日までのサポート受けたい場合は貸切バス専門の旅行会社というように、用途に合わせて使い分けましょう。
空車が見つからない場合は？
昨今では深刻なドライバー不足が続いているため、週間や月間のスケジュールが組みにくい特殊案件は特に、請けてくれるバス会社が少なくなります。全国に業界最大級の提携バス会社ネットを持つバス旅ねっとにご相談いただければ、難しい案件もバス会社と直接交渉いたします。
予約手続きで車両を確保する
見積りの段階では、あくまで希望内容で貸切バスを利用したら料金がいくらを確認しただけに過ぎません。実際にバス車両を確保できるのは予約手続き完了後となりますので、見積り内容で問題がなければできるだけ早く予約手続きを進めてバス車両を押さえておきましょう。
見積り時に空車確認を合わせて行っている場合も、昨今の需要過多の状況ではリアルタイムに空きが埋まっていくため、空車確認から予約までにタイムラグがあるほどバスがなくなる可能性が高くなります。
キャンセル料の規定は？
車両確保のために急いで予約をすると、あとからスケジュール変更になってしまうかもしれませんよね。予約確定時にはキャンセル規定への同意を求められますので、しっかり内容を確認しておきましょう。
利用するバス会社やサービスによってキャンセル規定は異なりますが、バス会社の場合は国土交通省が定めた「一般貸切旅客自動車運送事業標準運送約款」の内容に基づいていることがほとんどでしょう。バス旅ねっとの場合は下記のルールを設けています。
| 取消日 | キャンセル料金 |
|---|---|
| 利用開始日の21日前まで | 無 料 |
| 利用開始日の20日前～8日前まで | 20% |
| 利用開始日の7日前～2日前まで | 30% |
| 利用開始日の前日 | 40% |
| 利用開始日の当日または利用開始後 ・無連絡不参加 | 100% |
予約後に変更はできる？
貸切バス自体の利用は無くならなくても、予約内容に変更が起きる可能性もありますよね。変更しても問題ないものと、難しいものがありますので、こちらも確認しておきましょう。
乗車人数や荷物量が変わる場合
貸切バスは1台丸ごと車両をチャーターしますので、車両の定員数内・トランクルーム容量の範囲内であれば、増減しても問題ありません。バス車両は同じ車種タイプだったとしてもメーカーや保有バス会社の仕様によって座席数が異なりますので、最大何人乗る可能性があるかは見積り時に必ず伝えましょう。
乗車定員を超える変更の発生については次項「貸切バスの車種が変わる場合」をご確認ください。
貸切バスの車種が変わる場合
参加人数が予定から大幅に増減した場合、キャンセル無料期間であれば車種変更も無料ですが、無料期間を超えてしまうと元の車種契約に対してキャンセル料金が発生します。貸切バスを利用することは変わらなかったとしても、予約確保していた車両を使わなくなるためその分のキャンセル料が発生するのです。
また変更タイミングによっては希望車種の空きがない場合もありますので、あらかじめ最大乗車人数を想定した大きめの車両を予約しておきましょう。予約車両の定員数を超えてしまうと、車両をワンサイズ大きく変更するか、車両を2台手配しなければいけなくなり、最悪の場合バスが見つからないという事態になってしまうためです。
行程が変わる場合
運行指示書作成やドライバーの乗車時間管理の都合上、行程変更の受付期日は貸切バスご利用日の6日前までとなっています。拘束時間や総走行距離が変更になる場合は、再見積りによる追加料金を期日までに支払うことが必要です。
行程が大幅に変更となる場合や都道府県が変わる場合は、バス会社から変更しなければならならず、キャンセル規定に基づくキャンセル料が発生する場合があり、空車が見つからないという最悪のケースが発生する可能性がありますのでご注意ください。
なお利用当日の天候や試合の勝敗によって行程を変えたい場合は、事前に複数パターンの行程表を用意しておき、当日にどの運行にするかを決めることは可能です。この場合は、一番拘束時間や距離の大きい行程表で貸切バス料金を支払う形で、早く帰る行程になったとしても払い戻しはありません。その時間は車両を確保しており、他の用途に使えないためです。
貸切バスの料金を支払う
貸切バス利用時に発生する料金は、バス料金とその他諸経費の2種類です。それぞれ支払うタイミングや支払い方法が異なりますので、確認しておきましょう。
バス料金は事前払い
バス会社との直接契約の場合も、旅行会社を通す場合も、バス料金は基本的に前払いとなりますので、支払期日を確認しておきましょう。
バス旅ねっとの場合は、貸切バス利用日の21日前までがお支払い期日となり、支払い方法は銀行振込・クレジットカード決済・コンビニ決済・ネット／モバイルバンキングに対応しています。法人利用の場合は、後日精算も可能ですが、規定がありますので担当者までご確認ください。
その他費用は当日払い
バス料金に含まれていない、有料道路料金・駐車料金・乗務員宿泊料金などの諸経費は、原則当日精算になります。これらの料金も全額まとめて支払いたい場合は、その旨をバス会社や旅行会社に相談しておきましょう。バス旅ねっとでは、必要な料金をお調べして貸切バス料金と合算したお見積りの発行が可能ですので、事前払いにてお支払いをお願いいたします。
なお有料道路料金・高速料金については、一般車両用にお手持ちのETCカードを貸切バスでも利用することも可能ですが、利用するバス会社によって対応が異なる場合がありますので、事前にバス会社や旅行会社にご確認ください。
バス会社と行程を打ち合わせる
行程内容は貸切バス利用日の1ヶ月前を目処に確定させましょう。バス会社と直接契約の場合は、お客様側で行程表作成や配車場所の地図作成を行い、バス会社に送信します。FAXしか受け付けていないところが多いので、FAXと電話でのやりとりが必要です。
バス旅ねっとの場合は、行程内容を確認するフォーマットをメールでお送りしますので、そちらにご返信ください。それを元に、行程表や地図の作成からバス会社との詳細のやりとりまですべてバス旅ねっとが行います。
駐車場やホテルの予約をチェック
目的地や経由地では、利用するバス車種が駐車可能な駐車場の手配、宿泊の場合は乗務員の宿泊施設手配が必要となります。乗務員宿泊施設の条件は下記となります。
- プライバシーを確保できる個室であること
カプセルホテルや仮眠室は不可 - 朝食と夕食が取れること
1泊2食付きの予約or食事代の手渡し - 貸切バス駐車場があること
宿泊施設から離れている場合はタクシー代と拘束時間延長料金が必要になる場合あり - 到着から次の出発まで滞在できること
ホテル到着からチェックインまで時間が空く場合は、その間にもバス料金が発生
バス会社との直接契約の場合は、これらの手配をお客様ご自身で行なう必要がありますが、旅行会社を通す場合は代行手配をして貰える場合があります。バス旅ねっとでも代行手配は可能ですので、お困りの場合はご相談ください。
前日連絡
貸切バスのドライバーが確定するのは、利用日の1～2日前となるケースがほとんどです。バス会社は利用日直前まで別の運行を行っているため、車両の整備状況やドライバーの勤怠管理状況など、運行に問題ないと判断されるのがどうしても直前になってしまうのです。
利用日前日にバス会社や旅行会社から連絡がありますので、そこでドライバー名（バス会社名）・緊急連絡先を確認しましょう。
貸切バスの予約はいつまで可能？
貸切バスを利用日の前日や当日に予約することはできるのでしょうか？運行当日までの流れとしてここに挙げた内容をすべてクリアできれば当日予約自体は可能です。例えばバス旅ねっとでは自然災害によって交通手段が無くなったお客様のために当日のバスを手配した実績などもあります。
貸切バスに明確な予約期日はありませんが、①料金算出のやりとり②車両とドライバーの空き確認のやりとり③見積りから予約のお手続き④運行前のお支払い⑤ドライバー情報確認といった流れが対応可能な日数と考えると、4営業日程度は必要といえます。ただし昨今の全国的なドライバー不足の状況下では、直前のバス手配は現実的に難しいことが多いでしょう。
貸切バスの利用当日を迎える
全ての準備が終わればいよいよ貸切バス利用日を迎えます。配車場所でバスが待機していますので、当日は出発時間に遅れないよう時間に余裕を持って行動し、遅れそうな場合は必ずバス会社へ連絡をしましょう。
貸切バス料金は、当日の行程表通りの運行で渋滞が発生した場合などは基本的に追加料金が発生しませんが、出発時や休憩時などに全員が揃わなかったなど、お客様都合による遅延が起きた場合には、延長料金が発生しますのでご了承ください。
なおバス会社は運行終了後に別の運行スケジュールを組んでいる場合があり、延長自体ができないケースもあります。乗車人数が多い場合など、なんらかの遅延が発生することがあらかじめ想定される際には、余裕を持ったタイムスケジュールで運行を依頼しておきましょう。
貸切バス利用方法まとめ
貸切バスを利用するまでの流れと注意点を解説してきましたがいかがだったでしょうか。貸切バスを安全にトラブルなく利用するためには、事前の準備が大切であることがおわかりいただけたと思います。
貸切バスを予約する方法は、「バス会社」「貸切バス専門の旅行会社」「一括見積りサービス」のいずれかですが、利用する皆さんの状況に合わせて選ぶようにしましょう。
- バス会社
自分たちでバス会社探しと準備を行ない利用コストをトコトン抑えたい場合 - 貸切バス専門の旅行会社
最適な貸切バスのチョイスから準備のサポートまでお願いしたい場合 - 貸切バス一括見積りサービス
バス会社を探す手間だけを省きたい場合
バス旅ねっとは「貸切バス専門の旅行会社」の中でも業界最大級の実績数を誇ります。全国津々浦々のバス会社と提携しておりますので、ご自身でバス会社を探すのが困難な場所でもお気軽にお見積りをご依頼くださいませ。お客様の貸切バスを利用したイベントの成功のため尽力させていただきます。
