2023年の宴会や飲み会で幹事が準備すべきことは?移動方法も手配してスマートに

貸切バスは宴会会場への移動手段や車内宴会におすすめ

宴会や飲み会の幹事をすると、お店の予約だけではなく、移動手段や予算の管理、飲み物や料理の選定など様々なことを考慮しなければなりません。またコロナ禍での自粛期間は明けましたが、これからはウィズコロナの考え方を持った配慮がどんな時も必要になりましたよね。

そこでこの記事では、宴会や飲み会の幹事が事前に準備すべきことや、コロナ禍でも安心して宴会を楽しむためのポイント、おすすめの交通手段である貸切バスについて紹介していきます。記事を書いているのは、法人送迎での様々な実績から、幹事さんの味方としてサポートできる、貸切バス専門の旅行会社「バス旅ねっと」です。スマートな準備で、楽しい宴会を成功させましょう。

宴会・飲み会の幹事になったらまずやること

宴会の幹事を任された場合、やらなければいけないことはたくさんあります。どこで開催するか、どんな料理を用意するか、参加者への案内など、準備することは山積みです。ですが、まず必要なのは目的・参加者・予算の設定です。ここが曖昧なまま準備を進めてしまうと、あとから変更や調整が必要になって、作業量が増え兼ねませんので、しっかりポイントをおさえておきましょう。

宴会の目的を決める

宴会を成功させるには、まずは宴会の目的を明確にすることが大切です。例えば、新人歓迎会や歓迎会、懇親会、飲み会、二次会、忘年会、新年会など、宴会の目的は様々です。目的によっては、会場や飲食のスタイルも変わってくるため、しっかりと決めておくことが必要です。また、宴会の目的を決めたら、その目的に合わせた予算の設定も行いましょう。予算を決めておくことで、会場や料理の選択肢が絞られ、スムーズな段取りができるようになります。

宴会の参加人数を決める

宴会の目的が決まったら、次は参加者を確定することが必要です。参加者の人数によって、会場や料理の量、予算などが大きく変わってくるため、早めに確定することが大切です。参加者によってはアレルギーや食事制限がある場合があるため、事前に確認しておくことも重要です。また、参加者の人数が多い場合は、移動手段にも注意が必要です。公共機関やタクシー利用ではなく、運転手付きマイクロバスの貸し切りが必要になる場合は、スケジュールが決まった段階で早めの予約が必要になります。参加者を確定することが、移動手段や飲食のスムーズな準備につながります。

宴会の予算を決める

宴会の前には、予算を決めることが重要です。予算を決めることで、どの程度の規模の宴会を行うことができるか、どのような飲食店を選べばいいかを判断することができます。予算に合わせて、飲食店の選定やメニューの決定を行いましょう。
会社から費用が支給される場合には一人当たりの費用が設定される場合、全体の企画の予算として設定される場合があります。また出席者からの集金を行う場合には、出席者の人数によって予算感や規模が変わりますので、参加人数と予算は合わせて確認しておきましょう。

宴会・飲み会の幹事がすべき事前準備

幹事さんのやることリスト

宴会の目的・参加者・予算の目安ができたら、実際の準備に取り掛かります。宴会当日の進行や余興の企画に関する準備は宴会の内容によって異なるので、ここでは日程調整・場所決め・移動手段確保の3つに絞って解説していきます。

宴会の日程調整

宴会の日程調整は、出席者のスケジュールを確認して、日程を調整することです。可能な限り多くの出席者が参加できる日程を選定することが重要です。日程調整を行う際には、出席者のスケジュールに加えて、会社のスケジュールや予定も考慮することが必要です。また、宴会の日程を決定したら、出席者に日程を伝え、確認を取っておくことも忘れずに行いましょう。

宴会の場所決め

宴会の場所は、宴会の成功にとって非常に重要な要素の一つです。宴会の場所を決める際には、予算、参加人数、宴会の内容などを考慮して選ぶことが大切です。

まずは、参加人数に合わせた広さを持つ場所を選ぶことが必要です。また、宴会の内容に応じて、個室を利用する場合もあります。個室を利用する場合は、少人数での宴会でも雰囲気を楽しむことができますし、大人数での宴会でも周りを気にせずに楽しめます。

また、予算に応じた場所選びも大切です。予算が少ない場合は、割安なお店を選ぶこともできますし、コース料理のメニューを選ぶことで料理代を抑えることもできます。予算が多い場合は、高級なお店を選んで豪華な宴会を楽しむこともできます。

宴会の移動手段の選定

宴会の移動手段については見落としがちです。せっかくの楽しい宴会も、お酒が入っているため移動中に思わぬアクシデントが起きかねません。参加者全員が安全でスムーズな移動したり帰宅したりできる手段の確保は、宴会を取りまとめる幹事の仕事の1つです。

駅前の会場であればバスや電車で各自集合しても良いですが、終電の時間を把握しておきましょう。個人のプライベートな飲み会であれば道中で起きることは自己責任ですが、会社が主催する飲み会に参加したあとで帰り道に事故にあった場合に労災と認められたというケースも過去にありました。そのため飲酒運転の可能性のあるマイカーの持ち寄りもできるだけ避け、やむをえない場合は運転代行サービスの利用なども検討しておきましょう。

駅から離れた郊外で大きな会場を貸し切る場合などは、公共機関利用やタクシーの複数台手配では、スムーズに集合できない場合があります。そのような場合には、参加者全員で会社から宴会会場まで一緒に移動できる、運転手付きのマイクロバスの手配などの貸切バスサービスの利用がおすすめです。

コロナ禍でも安心できる宴会開催のために

ビュッフェスタイル

社会全体が新型コロナウイルスと共存していくウィズコロナ・アフターコロナの考え方になっていっている2023年においては、行動自粛制限はありませんが、個人間ではまだまだ宴会の開催に心理的な不安を感じる人も多いかもしれません。ですが適切な対策を講じれば、全員が安心して宴会を楽しむことができます。そこでこの章ではコロナ禍でも安心して宴会を運営するためのポイントについて解説していきます。

参加者に向けてのアナウンス

コロナ禍においては、感染予防対策を徹底することが大切です。幹事として参加者に向けてアナウンスすることで、安心して宴会を楽しめる環境を整えましょう。

まずは、宴会の参加前に参加者に体調確認を促すアナウンスをしましょう。発熱や咳、味覚や嗅覚の異常がある場合は参加を見合わせるように呼びかけます。また、最近海外渡航歴がある人や、感染リスクの高い職場に勤務している人も参加を自粛するようお願いしましょう。

また、宴会中の感染予防対策についてもアナウンスをすることが重要です。手洗いや消毒、マスクの着用を徹底するよう呼びかけましょう。また、飲み物や料理は個別に提供するようにし、共有の飲み物や食器は避けましょう。

宴会プランへの配慮

コロナ禍においては、宴会プランの中でも感染予防対策に配慮したプランを用意することが重要です。幹事として参加者の健康と安全を第一に考え、以下のような配慮をすることをおすすめします。

会場については、個室利用が可能なお店を選ぶことを検討しましょう。個室利用であれば、他のグループとの接触が少なく、感染リスクを最小限に抑えることができます。テラス席など屋外スペース利用もおすすめです。宴会利用が可能な貸し会議室やパーティー会場を手配し、料理を配膳してもらう方法も増えています。立食形式にする場合は、食事スペースと歓談スペースを分けるという方法も有効です。

料理については、鍋や大皿料理のように、器を共有するものは避けましょう。ビュッフェスタイルの場合も大皿から各自が取り分けるのではなく、使い捨て容器に個別に盛り付けておくなどの工夫が有効です。飲み放題プランの中でも時間制限を設けたプランを選ぶことがおすすめです。時間制限を設けることで、長時間の滞在を避け、感染リスクを抑えることができます。

宴会当日の対策

宴会当日は、感染予防対策を徹底することが大切です。まずは、会場入り口に手指の消毒液を用意し、入室前に手指の消毒を促しましょう。また、宴会場所の換気を定期的に行い、空気の流れを良くするよう心がけましょう。

宴会中には、席を離して座るようにアナウンスをし、密にならないように注意しましょう。また、マスクの着用を呼びかけ、食事や飲み物を取る際にはマスクを外すことを控えるようにしましょう。

もし、参加者の中に体調不良を感じる人がいた場合は、速やかに施設スタッフに連絡し、対応を依頼しましょう。感染リスクを最小限に抑えるため、万全の対策をして宴会を開催しましょう。

貸切バスを宴会で利用するってどういうこと?

ホテルの送迎バス

さて宴会での移動手段選定の際に、運転手付きのマイクロバス貸し切りのお話が出ましたが、そもそも貸切バスとはどのようなものなのか解説いたします。

貸切バスとはどんなサービス?

貸切バスとは、大人数で乗車できる観光バスや送迎バスなどのバス車両を、利用する距離と時間に応じた料金でチャーターできるサービスです。貸切バス料金の中には、車両レンタル代・ドライバー人件費・ガソリン代などが含まれています。宴会中にバスが待機する場合にかかる駐車料金などは、別途実費がかかります。
貸切バスで利用できるバスの種類は10名程度から乗れるハイエースのようなミニバスから、50人ほどが乗車できる大型バスまで、種類が様々ですので、人数や用途に合わせて車両を選ぶ事ができます。

貸切バス宴会利用のメリット

それではこの貸切バスを、宴会の用途で利用した場合にどのようなメリットがあるか見ていきましょう。

全員で一緒に移動できる

貸切バスでの宴会利用は全員で移動できて便利

宴会場への移動手段に各自がバラバラに公共交通機関やタクシーを利用すると、到着時間にばらつきがあり、場合よっては乗り換えミスなどの遅刻者がいるかもしれません。そうなると宴会の開始時刻に遅れたり、全員で乾杯できなかったりと、宴会の進行に影響が出てしまいます。
貸切バスで移動すると、1台に全員で乗車して一緒に移動できるので、そのような心配はなくなります。全員が集まっているかどうか確認や連絡の手間もなくなることも幹事の助けとなるでしょう。宴会からの帰りの送迎でも、少し飲みすぎてしまった人も一緒にバスに乗車して帰ることができるので安心です。

いつもとは違う場所での宴会でも安心

貸切バスでの宴会利用は知らない会場でも迷わず便利

日常的に行われるような会社近くでの飲み会と違って、周年記念や祝い事などの特別な宴会で少し遠方へ行きたい場合にも貸切バスは便利です。現地会場までのルートを調べて参加者に共有する手間などがなく、プロドライバーに運転を任せれば、幹事や参加者はバスに乗っているだけで会場に行くことができるからです。知らない土地では、乗り換えを間違えたり道に迷ったりする人が多発してしまう可能性が高いので、特に貸切バスがおすすめです。

終電を気にせず宴会を楽しめる

貸切バスでの宴会利用は終電が気にならず便利

楽しい宴会が盛り上がるほどに、終電時間が気になる方も多いのではないでしょうか。会社のある都心だと遅くまで動いている電車・バスも、郊外の宴会場などの場合、本数が少なかったり終電が早かったりすることも多いでしょう。
貸切バスは路線バスと異なり、自由に経由地を設定できますので、解散場所を複数設定することが可能です。皆さんが帰りやすい場所まで送り届けられるように、会社前の他に都心の主要駅をいくつか設定しておけば、終電時間を気にすることなく全員で最後まで宴会を楽しむことができますよ。解散場所ごとに運行ルートを分け、複数のバスを手配しておくことも可能です。

移動しながら0.5次会もできる

貸切バスでの宴会利用は移動中も0.5次会ができて便利

貸切バスには他の乗客はおらず、車内は貸し切りのプライベート空間になるため周りを気にする必要はありません。不特定多数との接触を避けられるという観点からも貸切バスは今注目されている移動手段です。
宴会場に向かうまでの車内では、0.5次会として各自お酒を飲んだりして盛り上がることができます。宴会は時間制限があるので、お酒が入って盛り上がるころに丁度お開きになってしまうということも珍しくないですよね。宴会場に着くまでに歓談しながら参加者を暖めておくには貸切バスがもってこいなのです。道中の貸切バス車窓からはキレイな景色や夜景を眺められるので、移動自体も良い思い出になりますよ。

貸切バスを宴会で利用する際の注意点

メリットの多い貸切バスの宴会利用ですが、気をつけておかなければいけないことも存在しますので、合わせて確認しておきましょう。

バスの出発時間は厳守

その場で行き先を決めるタクシーやハイヤーと違い、貸切バスは事前に行程スケジュールを決めた上で運行します。料金も走行距離と利用時間で算出した金額を基本的に事前払いする形のため、当日スケジュールどおりに運行できず利用時間が伸びると、追加料金が発生する場合があります。
宴会終了予定時間のすぐ後に帰りのバスが出発するスケジュールではなく、ある程度宴会が長引くことやトイレなどで参加者がすぐに乗車できないことを想定し、余裕を持った出発時間を設定しておきましょう。

道路状況に注意

電車でのアクセスと違い、貸切バスは渋滞などの道路状況の影響を受けやすい乗り物です。車体が大きく予め決められたルートしか運行することができないため、渋滞が発生してもその都度抜け道を使うことはできません。工事や帰宅ラッシュなど事前に渋滞が想定できる場合は、迂回ルートの事前設定なども検討しておきましょう。
宴会の開始時間から余裕を持った集合時間にしておいてもよいでしょう。

飲みすぎに注意

長距離の移動の時や乗車する座席に位置によってはバスの揺れが大きく、吐き気を催すこともあります。バス車内でも飲酒することはできますが、くれぐれも飲み過ぎには注意してください。
もし車内で吐いたりお酒がこぼれ、座席のシートが汚れた場合、クリーニング代をバス会社へ支払わなければならないことがあります。バス設備にかかって機材が損傷する恐れもあります。また、暴れたり立ち上がったりしてしまうと、車内事故に繋がるため大変危険です。車内では座席に座り、乗車マナーを守って安全に楽しむようにしましょう。

宴会に便利な設備を紹介

貸切バスには様々な設備やオプションがあります。その中からバス車内で歓談や飲食・飲酒を楽しむために便利なものをご紹介します。バス旅ねっとのような手配サービスをご利用いただくと、ご要望にマッチするバス会社を選定してご案内できるので、幹事さんご自身でバス会社を探すよりもスムーズですよ。

歓談におすすめなサロンレイアウト

貸切バス1番人気の設備サロンタイプ
※サロンタイプ

バス座席の後方部分がコの字型になっている座席を「サロン」と呼びます。全員が前を向いている通常の座席レイアウトと異なり、座席が向かい合った状態で中央にテーブルを設置できるため、お酒やおつまみを楽しみながら会話ができるので話も弾み盛り上がること間違いないでしょう。
貸切バスでサロンタイプにできる車種は大型バス、中型バス、小型バスの3種類です。

飲み物を冷やせる冷蔵庫

大型貸切バス設備の冷蔵庫内部
※冷蔵庫

大型バス、中型バス、小型バスには冷蔵庫があるのでお酒を冷やしておくことができます。小型バスで350mlの缶ビールが24本程度、大体1ケース分冷蔵庫に入ります。中型バスと大型バスの場合、冷蔵庫の容量は350mlの缶ビールで40本程度入ります。また、製氷機は無いので氷を入れてお酒を飲む場合は事前に準備しておきましょう。
貸切バスの冷蔵庫はエンジンを入れてから冷蔵庫に電源が入るのでキンキンに冷えるわけではありません。冷えたお酒を車内で楽しみたい場合は、乗車前に購入したり、クーラーボックスなどである程度冷えた状態で持ち込むのがベストです。

湯沸かしポット・ビールサーバー

貸切バス設備の湯沸かしポット
※湯沸かしポット

湯沸かしポットもあるのでビールや水割りなどの冷たいお酒だけでなく、お湯割りでもお酒を楽しめます。また、お茶パックやインスタントコーヒーを持ち込んでおけば、宴会の最後に車内で一息つけるのでおすすめですよ。大型バスと中型バスには湯沸かしポットがありますが、小型バスは所有しているバス会社によって湯沸かしポットが無い場合があるので事前に確認しておきましょう。
またごくわずかですが、ビールサーバー搭載車両を保有しているバス会社もありますので、気になる場合は見積り依頼時にご相談ください。

マイクとテレビを使ったカラオケ

貸切バスの車内モニターとDVDデッキ

移動中により盛り上がりたい場合は、カラオケ設備の利用がおすすめです。設備があるのは大型バスと中型バスで、小型バスは車両によって有無が異なります。
ただし貸切バスのカラオケ設備は古い機種が多く、最新の曲が歌えないことがありますので、気になる場合は事前にどれくらいの年代の曲が収録されているのか確認しておきましょう。
会社での集まりであれば、様々な年代の人たちが集まると思いますので、全世代が知っているような曲選びをするのもポイントですね。

貸切バスの宴会利用モデルコースと参考料金

貸切バスで楽しむ宴会モデルコースを紹介します。貸切バスの料金は車両1台を運転手付きでチャージする料金なので、乗車人数で割った1人あたりの料金を移動の交通費と考えると、それぞれが個別に移動する交通費より低コストで済む場合もあります。

宴会場までの道中で0.5次会を楽しむモデルコース(東京~千葉)

貸切バス移動で宴会場まで0.5次会を楽しむ東京モデルコース

東京から千葉へ宴会に行く場合のモデルコースです。
移動時間は45分から1時間程度と少し長いのでお酒やおつまみを持ち寄り車内で0.5次会を楽しめます。車内で宴会を楽しめる設備が豊富な大型バス、中型バス、小型バスなど、参加人数に応じてお選びいただけます。

行程:東京駅~千葉駅付近の宴会場~東京駅
利用時間:18:00~23:00

大型バスの参考料金

運転手付きの大型バスをチャーターした際の参考料金です。貸切バス利用料金は走行距離と拘束時間を基本にご利用時期などでも変化しますので、ある程度スケジュールが決まられている場合は、お見積りフォームよりお問い合わせください。

※価格はすべて税別 3月 4月 5月
平日 ¥87,000~ ¥92,000~ ¥92,000~
土日祝日 ¥90,000~ ¥94,000~ ¥94,000~

宴会場送迎のみのモデルコース(東京都内)

新宿駅から出発し、浅草付近で宴会をして帰ってくる往復送迎のモデルコースです。
走行距離が短いので非常に安く利用できるのがポイントです。
大型、中型、小型バスに加えて今回のようにシンプルな送迎に向いているマイクロバスもおすすめです。

行程:新宿駅~浅草付近の宴会場~新宿駅
利用時間:18:00~23:00

マイクロバスの参考料金

運転手付きのマイクロバスをチャーターした際の参考料金です。貸切バス利用料金は走行距離と拘束時間を基本にご利用時期などでも変化しますので、ある程度スケジュールが決まられている場合は、お見積りフォームよりお問い合わせください。

※価格はすべて税別 3月 4月 5月
平日 ¥65,000~ ¥69,000~ ¥69,000~
土日祝日 ¥67,000~ ¥69,500~ ¥70,000~

まとめ

今回は、宴会や飲み会の幹事が事前に準備すべきことをご紹介しました。お店の予約はもちろん重要ですが、移動手段の確保も重要であることがおわかりいただけたと思います。コロナ禍で自粛生活が長く続きましたが、そのおかげで人と人とのコミニュケーションの大切さも再確認できたのではないでしょうか。これからはきちんと感染症対策をしながら宴会を楽しむ新しいスタイルが必要です。 幹事さんもがんばって準備しましょう。

移動手段に関することは、バス旅ねっとにお任せください。バス旅ねっとは全国対応で、個人利用だけでなく官公庁や大手法人様の実績が豊富多数です。貸切バス運行の当日までお客様とバス会社の間に立ち、しっかりサポートしてまいりますので、迅速で確実な貸切バス手配はバス旅ねっとにお任せください。具体的な日程が決まられている場合はお見積りフォームから、検討段階の場合はご相談フォームからお問い合わせお待ちしております。

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