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学生の皆さんは、体育会系・文化会系その他独立団体を問わず、長期休暇中にはサークルやゼミでの「合宿」を行うことが多いですよね。少人数であれば小回りがきく部分もあり、フリープランで行っていくことも可能ですし、たとえ宿の手配や、電車を乗り過ごしてしまっても、そのトラブルすら思い出に刻まれることもしばしば。
ですが大人数になればなるほど合宿の企画は大変ですよね。毎年恒例の合宿先があり場所が決まっていればよいですが、はじめて合宿の幹事を任されて合宿先から探さないと行けないという場合には、どこから手を付けていいかわからない状態かもしれません。
そこでこの記事では、合宿にかかせない貸切バス専門の旅行会社「バス旅ねっと」が、合宿計画の立て方のコツや、よくあるトラブルの回避方法などをお伝えいたします。転ばぬ先の杖として、ぜひ参考にしてください。
合宿計画を立てる前に知っておくべきこと
まずは合宿計画を立てる前段階として、幹事であれば理解しておかないといけないことから解説していきます。いきなり合宿施設を探す前に、ここからはじめましょう。
そもそも合宿とは？
合宿とは「複数の人が1箇所に集まって一定期間共同生活をすること」を指します。大学生のサークルやゼミの他にも、社員研修や免許取得などでも合宿がありますね。メンバー同士が交流を深めたり、スキルアップを目指したりなど合宿の目的は様々ですが、合宿自体の意義は「同じ目的を持ったメンバーだけで、普段とは違う隔離環境に行くことで、目的達成に集中する」ということだといえます。
そのため合宿先は都心ではなく、自然に囲まれた静かな場所が選ばれることが多く、結果的に気分転換やリフレッシュにも役立ちます。とはいえ練習や訓練一辺倒だとメンバーの集中力も続かないので、適度にリクリエーションや息抜きの要素を取り入れる必要があります。参加メンバーが多いと、全員の意見にもできるだけ配慮した方がよいので、計画の立て方ひとつで、合宿が楽しいものにもつまらないものにもなってしまうのです。
合宿の種類と目的
ひとくちに合宿といっても、その種類はたくさんあります。目的の数だけ種類があるといえるでしょう。合宿の計画を立てる前に、まずは目的を明確にすることで、合宿の方向性が決まります。
例えばスポーツ合宿の場合、やみくもに長時間厳しい練習をするだけでなく、学校にない設備を使った練習をしたい、自然を活かして身体能力を鍛える訓練をしたい、空気の薄い場所で負荷をかけて練習したい、チーム連携向上のために共同作業をしたいなどの目的があると、場所選びがしやすくなります。
文化系合宿でも同様にスキルアップやチームビルディング、ディスカッションやセミナー・ワークショップといった実践的な内容を目的にしたり、地域の文化や伝統に触れることで視野を広げることや感を養うことを目的にする場合もあります。
また合宿の中ではメンバー同士が寝食をともにするため、普段の生活よりも親睦を深めやすい環境となりますが、さらに食事を自炊にしたり、親睦会を開いたりして、コミュニケーションをとる場所を増やす工夫も必要です。
私が学生の頃はESS（English Speaking Society）サークル在籍しており、約50名ほどの部員が年に２回、夏と春に合宿を行っていました。
毎回決まっていた条件は下記の2つです。
① 予算は3泊4日で1人25,000円まで
② 宿を貸切状態にできること
4日の合宿中、3日間は完全に日本語禁止で過ごすため、周囲のお客さんに配慮して貸切であることを条件にしていました。
つまり、できるだけ格安で英語漬けの環境を作り出し、英語力をとことん鍛える！ということが合宿の目的だったというわけです。
ここから企画担当メンバーが数名で、計画を立てていきました。
合宿計画のスケジュール
目的が決まったら、実際に細かな計画を進めていくわけですが、全体のスケジュールから見ていきましょう。
6ヶ月前～5ヶ月前
この段階では、合宿の準備を始めるために以下の手順を進めます。まず、合宿の目的とテーマを決定します。目的やテーマを明確にすることで、合宿の内容や活動計画を具体化することができます。次に、適切な施設を選ぶために施設の候補を洗い出し、予約状況を確認します。施設の選定は合宿の成功に大きく関わるため、予約状況を把握することで最適な施設を見つけることができます。さらに、参加人数の見込みを把握して、合宿の規模や予算の目安を立てることも重要です。
5ヶ月前～3ヶ月前
この段階では、具体的な準備を進めるために以下の手順を実施します。まず、施設の確定予約を行います。選んだ施設を確保するために早めに予約手続きを完了させましょう。次に、合宿の日程を調整し、参加者のスケジュールに合わせることで参加者の負担を軽減します。合宿プランの作成では、活動内容やスケジュールを詳細に計画しましょう。宿泊や食事の手配も忘れずに行い、合宿費用の見積もりを行って予算を把握しましょう。
3ヶ月前～1ヶ月前
この段階では、合宿の具体的な内容を整えるために以下の手順を進めます。まず、合宿のプログラムを作成し、活動やセッションの流れを詳細に計画します。合宿に必要な備品や道具の確認と手配も行いましょう。また、参加者への案内や連絡も重要です。参加者に必要な情報を提供し、合宿に関する詳細を共有することで円滑な準備ができます。
1ヶ月前～出発前
出発前の段階では、合宿の最終準備を進めます。まず、宿泊施設や交通手段の確認を行いましょう。予約内容やルートに変更がないか確認し、必要な手続きを済ませます。参加者への最終案内を送り、合宿の日程や持ち物の確認を行います。また、トラブルへの対応策も確認し、万全の準備を整えましょう。出発直前には、合宿の全体像を再確認し、計画通り進行するための最終チェックを行います。
合宿準備の役割分担
少人数での合宿であれば、すべての準備を幹事1人で行なうケースもありますが、数十人・数百人単位のサークル規模の場合は、複数メンバーで役割分担しましょう。
- 企画担当
企画担当の役割は合宿の全体像を描き、計画を具体化することです。合宿のテーマやプログラムを作成し、活動内容やスケジュールを調整します。さらに、イベントやワークショップの企画や準備も担当します。参加者が有意義な時間を過ごせるような計画を立てる責任があります。 - 連絡担当
連絡担当は参加者との円滑なコミュニケーションを担当します。参加者からの意見を吸い上げたり、参加費の徴収を行ったりします。また、参加者への案内や連絡、参加者の登録や情報管理、要望や質問への対応も重要な役割です。参加者との良好な関係を築き、円滑な情報共有を図ります。 - 施設・物品担当
施設・物品担当は合宿施設や必要な備品・道具の調査と手配を担当します。合宿施設の調査と予約、宿泊施設や食事の手配を行います。また、必要な備品や道具の確認と手配も重要な仕事です。合宿の円滑な運営に必要な施設や物品の準備を行います。 - 交通・安全管理担当
交通・安全管理担当は参加者の移動手段の調査と手配を行います。安全対策や緊急時の対応策も確認し、必要な保険の手配も行います。参加者の安全を確保するために交通や安全に関する事項を的確に管理し、円滑な移動と安全な環境を整えます。 - 財務関連
財務関連では合宿費用の予算管理を担当します。参加費の管理や支払い、請求書の処理を行います。さらに、経費精算や予算報告も責任の一環です。合宿の財務面を適切に管理し、予算内で効果的に資金を運用する役割を担います。
これら5つすべてにメンバーをあてることが難しい場合は、内部的な(1)と(2)、外部的な(3)と(4)を分けます。(5)は独立させるのが望ましいですが、(1)(2)(5)を1人が担当しても良いでしょう。(3)(4)(5)を同じ人が担当すると不正が起こる可能性があるので避けましょう。
合宿企画の立て方
全体のスケジュールと役割分担までを見てきたところで、合宿をどのように計画してゆけばよいか、具体的に見てきましょう。ここでは全体スケジュールでいうところの、6ヶ月前からの準備にあたる部分を説明します。
旅行会社のエージェントに頼んで合宿プランにかかわる手配をすべておまかせする方法もありますが、いつ・どこで・どんなメンバーと・何をしたいのかは、自分たちで決めなければいけませんので、ここから始めてください。
目的に合わせた合宿時期を決める
合宿企画をスタートするのは半年ぐらい前からとしても、そもそも合宿時期が決まっていないといつから準備を始めたらいいのかわからないですよね。毎年恒例になっている場合は前もって時期は決まっていますが、新たな企画となると、時期決めから計画が始まります。
合宿時期は目的に合わせて考えましょう。例えば、試合やコンクールのあるサークルであれば、そこに向けた調整の合宿になりますよね。一方、ゼミの合宿であれば、テーマに基づいたプレゼンテーションやディスカッションが中心となりますが、課題提出などがなければ長期休暇を利用するケースが多いでしょう。スキーやスノボなどウィンタースポーツの場合は、2～3月が中心ですね。
そうなると合宿施設や貸切バスなどが混む時期もかぶってきます。8～9月が1年で一番のピークなので、この時期の土日に合宿を予定している場合はできる限り早く準備が必要です。できるだけコストを抑えたいのであれば、需要の少ない梅雨時期や、企業合宿の需要が減る12～1月が狙い目です。平日を選ぶのもいいですね。
合宿の事前アンケートをとる
合宿時期が決まったら、合宿の期間やどんなことをするのか具体的なプランを考えていきます。企画にあたって事前にサークル内やゼミ内でアンケートをとるのがおすすめです。
実際のアンケート例
◯月に◯◯◯◯を目的とした2泊3日の合宿を企画しています。みなさんの要望や意見を教えてください。
① スケジュールについて
- ◯月のうち合宿に参加できない日はありますか？
- ◯月のうち希望の日程はありますか？
- 合宿期間について希望はありますか？
［2泊3日］［1泊2日］［特になし］
② 予算について
- 合宿にかけられる予算範囲はどのくらいですか？
［1～1.5万円］［1.5～2万円］［2～2.5万円］［2.5～3万円］ - 同じ予算ならどちらがいいですか？
［格安プラン］［標準プラン］［贅沢プラン］
③ やってみたいことについて
- 合宿中にやりたい遊びやアクティビティはありますか？
- リクリエーションなどの希望やアイデアはありますか？
④ 現状の参加意思について
- 今のところ合宿に参加する意思はありますか？
- 参加可能性や参加に関する制約があれば教えてください
⑤ 参加予定の方へ
- 食物アレルギーなどがあれば教えてください
- 宿泊時に心配になる持病があれば教えてください
- 苦手な乗り物があれば教えてください
合宿プランを考える
アンケートが収集できたら、まずは予算を決めましょう。例年の実績とアンケート結果から1人当たりの予算を設定し、おおよその参加予定人数を掛けると、合宿全体の予算が算出されます。
予算の中で、合宿施設や宿泊施設の料金、食事代、交通費、アクティビティ利用料金などをすべてまかないますので、格安プラン・標準プラン・贅沢プランいずれかの方向性を決めれば、どのぐらいの移動距離で何泊するのが妥当かが組めるでしょう。
範囲が絞れたら、該当するエリアで、目的や要望の設備を備えた合宿施設があるかどうかを探します。
見積りと空き状況確認
希望の合宿プランが組めたら、必要な施設やサービスの空き確認と見積り依頼を行いましょう。
合宿参加人数が確定するのは、まだ先になると思いますが、参加できる可能性のある人数の最大で予約がとれるか確認しておきます。ネット上で空き状況が確認できても、確実におさえておかなければすぐに予約が埋まってしまうかもしれません。実際の利用日の何日前までなら変更やキャンセルが可能か、キャンセル規定をしっかり確認しておきましょう。また合宿施設により、予約開始時期が異なります。1年前から予約可能な施設もあれば、3ヶ月からしか受付していない施設もあります。
合宿で手配すべきもの
合宿プランが決まったら、合宿施設以外にも手配すべきものがあります。ここでは予約手配をしておかないといけないものを挙げていきます。
合宿施設・宿泊施設
合宿では、体育館や運動場・多目的ホールなどを備えた施設に、そのまま宿泊するケースがほとんどです。宿泊施設には、民宿・旅館・ホテル・ロッジ・ペンション・キャンプなど様々なタイプがありますが、個室ではなく団体部屋がほとんどです。男女分かれて何部屋必要かを考えて予約しましょう。
合宿施設では3食付きのプランが多く、バーベキューなど自炊ができるところもあります。参加予定者に食物アレルギーがある場合は、事前に食事内容を確認しておきましょう。
夜に親睦会やコンパを開きたい場合は、宴会場のオールナイト利用ができるかや、持ち込み可能かどうかなども確認しておきましょう。
移動手段の手配
合宿施設は郊外にあることが多いので、公共交通機関が整備されていない場所も多くあります。そのような立地では、合宿施設に送迎バスなどが準備されていることもありますが、人数が多い場合などは自分たちで貸切バスを手配するのが無難です。
貸切バスは運転手付きで、自由にルートを設定できますので、大学で荷物を積んで出発してから、主要駅でメンバーをピックアップしてから現地施設に向かうという使い方ができ、乗り換えの手間がありません。また乗車人数が多ければ1人当たりの料金は公共交通機関より安くなる場合もありますので、どの交通手段がベストかは見積りをとって考えてみましょう。遠方の場合は新幹線や高速バスで、合宿施設最寄りの主要駅まで移動してから、現地の貸切バスを利用するということもできます。
なお合宿滞在期間中は、バス車両の駐車場と運転手の宿泊手配が必要になりますのでご注意ください。バス会社への直接依頼ではなく、バス旅ねっとのよう貸切バス手配サービスを使う場合は、バスに付随する内容も代行手配してもらえることが多いので、相談してみましょう。
アクティビティや娯楽の手配
合宿先のエリアでやってみたいことがあれば、合わせてプランに組み込み、必要な施設予約を済ませておきましょう。アウトドア系のメンバーであれば、海や山でのアクティビティ、インドア派のメンバーや文化系サークルの場合は、地元の美術館や歴史博物館などがおすすめです。多くの施設は、学生割引や団体割引がありますので、事前に予約しておきましょう。
合宿当日までの準備
必要な予約手配が終わったら、合宿当日までに必要な準備をして、スムーズな合宿進行に備えましょう。
集金と支払い
各施設やサービスの予約キャンセル規定を確認し、キャンセル料が発生するタイミングまでに合宿参加人数を確定させておきます。人数の確定は、期日までに合宿費用の集金が完了している人数にするとあとあと揉めなくて済みます。最近はPayPayやLINE Payなどの電子マネーサービス上で個人間送金ができるようになったので、集金も便利になりましたね。合宿参加者への連絡もグループLINEなどがスムーズですね。
集金ができたら、各施設やサービスへの支払いを済ませましょう。多くの場合は事前払いになります。期日までの支払いを忘れていて自動キャンセルになってしまったということがないように注意してください。
合宿のしおりの作成
子供のころの遠足でもあった「旅のしおり」を、合宿でも準備すると安心です。
- 企画案内
合宿のテーマや目的、活動内容の概要を説明します。参加者に合宿の意義や楽しみを伝えることが重要です。 - 合宿施設情報
合宿施設の詳細情報を提供します。宿泊施設の場所、設備、ルール、アメニティなどについて説明し、参加者が安心して滞在できるようにします。 - スケジュール
合宿期間中の日程やイベントのスケジュールを詳細に記載します。開始時間、終了時間、活動内容、休憩時間などを明確に示し、参加者が予定を把握できるようにします。 - 部屋割りや座席割り
宿泊施設や活動場所での部屋割りや、貸切バスの座席割りに関する情報を提供します。参加者が自分の割り当てを確認し、スムーズに行動できるようにします。 - 持ち物リスト
合宿に必要な持ち物の一覧を示します。衣服、寝具、トイレタリー、文房具、特別な道具や装備など、必要なものを明示し、参加者が準備をする際の参考にします。 - 緊急連絡先
緊急時の連絡先情報を提供します。顧問やリーダーの連絡先、現地の病院や警察など重要な連絡先を明記し、参加者が安心して合宿に参加できるようにします。
合宿でよくあるトラブルと対処法
合宿は新しい体験であり、多くの人にとって楽しい思い出となりますが、予期せぬトラブルが発生することもあります。ここでは、合宿でよくあるトラブルとそれらに対処する方法について紹介します。
参加者全員の予定をうまく調整できない
合宿を開催する時期は既に決まっているのですが、参加者全員の日程が合わせにくくて困っています。参加者全員のスケジュールを考慮しなければならないため、日程調整が難航しています。どのようにすればスムーズに日程調整を進めることができるのでしょうか？
全員のスケジュール調整を考慮するのは大変なので、早い段階でアンケートをとり、候補日を先に決めてしまうことも1つの方法です。また日程調整に特化した「Googleカレンダー」や「調整さん」といったツールを使うこともおすすめですよ。
予算が足りなくなってしまった
私たちが計画していた合宿で、予算が足りなくなってしまったんです。早い段階で概算見積りをとっていたんですけど、実際の日程だと料金が違っていたみたいで、予算オーバーになってしまいました。どうすればよかったんでしょうか？
早い段階で概算見積りをとっていたとのこと素晴らしい対応です、実際の日程で料金が変わる場合もあるため、実際の見積りをとることは重要ですね。そのような事態ににも対応できるよう、多めに参加費を回収してあとで返すことも考えてみてください。
参加者が減ったのでキャンセルしたい
合宿を開催するにあたって、事前に参加者を募集していたんですが、直前になってキャンセルする人が続出してしまいました。最終的に参加者数が大幅に減ったので、合宿自体をキャンセルしたいと思っています。でも、そうすると費用の無駄が出てしまいますし、参加者にも迷惑をかけてしまいます。どうしたらいいでしょうか？
合宿の開催にあたり、参加者数が確定するまでに時間がかかる場合は、参加者にキャンセル費用が発生する旨を事前に明示することが重要です。また、参加費は事前に徴収しておくことで、直前のキャンセル者によって発生する損失を減らすことができます。 さらに、キャンセル料発生期日までに参加者の最終確認をとることも大切です。その際には、参加を断念する理由を詳しく聞くことで、次回の開催に生かせる情報を得ることができます。合宿の企画・運営にあたっては、参加者がキャンセルする可能性があることを前提に、柔軟に対応できるようにすることも必要です。
体調不良者が出た
合宿の当日に現地で体調不良者が出てしまいました。高熱が出てしんどそうでしたが、病院も遠くてどうしたらいいかわかりません。そもそも事前に健康状態に関するアンケートをとっていたのに、このようなことが起こってしまい、心配で仕方がありません。どのように対処すればよいでしょうか。
症状が軽度の場合は救急セットを用意しておくことで対応できることもありますが、高熱が出たり、重度の症状がある場合は、すぐに病院に連れていく必要があります。その際、事前に宿泊施設周辺に病院があるかどうかを確認しておくことも重要です。また、合宿前には、参加者全員に健康状態に関するアンケートをとり、万が一の場合に備えて、緊急時の連絡先も確認しておくことをおすすめします。
飲み過ぎて騒ぐ人が出た
合宿中に飲み過ぎて、廊下などでも騒ぐ人がいました。深夜に他の宿泊者に迷惑をかけてしまったので翌日謝罪しましたが、このような事態にならないようにするにはどうすれば良いでしょうか？
合宿中にはハメをはずして飲み過ぎてしまう人がいますよね。実際にそうなってしまってからは本人に注意してもなかなか事態が収拾しないケースも多いでしょう。準備の段階でアルコールの準備量を減らしてソフトドリンクやお菓子を多めにそろえておいたり、ゲームやイベントを企画して交流を図るなどして、飲む人も飲まない人も楽しめる雰囲気づくりをすることが大切です。
まとめ
今回はサークル合宿やゼミ合宿で成功するためのコツを紹介しました。合宿幹事を担当したのであれば、参加者全員が成果を出して楽しめる合宿の計画を立てたいですよね。参加人数が多くなればなるほど参加者全員の意見を集約することは難しいですが、なんの目的でなぜそれを選んだのかをしっかり共有できれば、理解を得やすくなるでしょう。
バス旅ねっとは貸切バスの手配サービスを専門に行っている旅行会社で、たくさんの合宿幹事さんとお話をしてきました。一緒に準備を手伝ってくれる仲間がいなくて困っている幹事さんはぜひバス旅ねっとまでご相談ください。誠心誠意、合宿成功のサポートをさせていただきます。スケジュールが決まられている場合は、お見積りフォームからのお問い合わせがスムーズです。
